Procedemento de doazón
A Biblioteca Pública Municipal Xosé Neira Vilas do Concello de Vigo ten un gran interese en fomentar o enriquecemento da súa colección a través de doazóns, procedentes de persoas ou institucións alleas a ela, sempre e cando as doazóns se axusten aos principios contemplados na política de xestión da biblioteca.
Seguindo as indicacións da Federación Internacional de Asociacións e Institucións Bibliotecarias (IFLA), a doazón é unha cesión gratuíta dun documento ou conxunto de documentos e unha forma gratuíta de adquisición na biblioteca, polo que é necesario establecer unhas condicións previas para a aceptación das doazóns.
Estas admítense en función do seu valor cultural, bibliográfico, das necesidades das e dos usuarios, docencia, investigación, sen ningún tipo de condición por parte da persoa ou institución que as efectúe. Unha vez aceptada a doazón a biblioteca convértese na súa propietaria, tendo potestade para decidir o seu uso e destino final. A biblioteca sempre se reservará o dereito a aceptar ou rexeitar unha doazón.
Tipos de doazóns:
A Biblioteca Pública Municipal Xosé Neira Vilas contempla a doazón en dous casos:
- Doazón de exemplares ou doazóns habituais procedentes de particulares, dos propios autores e autoras que doen as súas obras, e das editoriais.
- Doazóns de coleccións procedentes de bibliotecas persoais, profesionais, ou de organismos varios. Requiren por parte da biblioteca un proceso exhaustivo de selección e tratamento. Así mesmo a biblioteca, unha vez realizada a selección do fondo doado, pode aceptar todo ou só parte da doazón.
No caso de doazóns de fondos que polo seu interese especial (persoeiros, temáticas, bibliotecas persoais…) se vexa a necesidade de manter a unidade da totalidade da colección, a biblioteca, co acordo do concello, creará un fondo especial co fondo doado e poderá establecer normas específicas de uso e difusión para ese fondo. Tamén se poderá determinar co concello o mellor lugar para o depósito e mantemento desa colección que non terá que ser necesariamente a BPM Xosé Neira Vilas.
Criterios de selección:
A Biblioteca Pública Municipal Xosé Neira Vilas terá en conta os seguintes criterios:
- Dimensión da colección.- A biblioteca decidirá polo tamaño da colección doada se acepta todo ou parte, avaliando sempre as condicións de espazo e almacenamento.
- Estado de conservación.- Só se recibirá material en bo estado. Rexeitarase material danado.
- Existencia.- Admitirase aquel material bibliográfico que non estea na colección ou que por rexistrar altos niveis de uso sexa importante para a colección.
- Cobertura temática.- A biblioteca declinará a doazón daqueles materiais de áreas de coñecemento que estean en desuso ou desfasadas, como por exemplo libros de ciencias con datos non actualizados.
- Vixencia.- Recibiranse materiais bibliográficos con menos de 10 anos de antigüedad e seguiranse as pautas de mantemento e actualización da colección.
- Copias.- Non se admitirán nunca reproducións de ningún tipo de material bibliográfico, audiovisual, etc.
- Publicación periódicas.- Admitiranse aqueles títulos que formen parte da colección, completándose os anos, números non existentes…
- Se se trata dunha colección completa, a biblioteca decidirá ou non a súa incorporación con atención ás pautas establecidas na selección da colección. Neste caso de doazóns de fondos, e sempre que polo seu interese especial (persoeiros, temáticas, bibliotecas persoais…) se vexa a necesidade de manter a unidade da totalidade da colección, a biblioteca, co acordo do concello, creará un fondo especial co fondo doado e poderá establecer normas específicas de uso e difusión para ese fondo. Tamén se poderá determinar co concello o mellor lugar para o depósito e mantemento desa colección que non terá que ser necesariamente a BPM Xosé Neira Vilas.
Procedemento:
Co obxecto de avaliar previamente a doazón, calquera institución ou persoa interesada na mesma, deberá previamente poñerse en contacto coa Biblioteca, ben persoalmente, a través de correo postal, electrónico ou teléfono.
Antes da doazón, a persoa interesada pode comprobar no catálogo da biblioteca a existencia de exemplares dos títulos que vaia doar.
Xunto á solicitude de doazón e sempre que sexa posible, a biblioteca agradecerá unha breve descrición do contido da doazón (excepto canto se trate de menos de 10 títulos) Nela indicaranse áreas de coñecemento, datas de publicación, estado de conservación, número de volumes… así como outros instrumentos de descrición bibliográfica dispoñible que poida existir co fin de facilitar a tarefa de selección ou a posible incorporación ao fondo.
A biblioteca unha vez recabada toda a información e despois da instrución do procedemento de aceptación, notificaralle á persoa interesada o acordo-resolución da doazón. O/a doador/a entregará deseguido os fondos e formalizarase a acta de recepción. Será por conta do/a doador/a o traslado dos fondos á Biblioteca.
As doazóns acéptanse sempre co acordo de que o material doado pasa a ser propiedade legal da biblioteca que pode organizar, manter, ou utilizar ese fondo como considere oportuno. Os fondos integraranse dentro da colección e estarán dispoñibles para o seu uso e préstamo ás persoas usuarias como calquera outro material. Os documentos doados estarán identificados co selo: doazón.
A competencia da aceptación de doazóns de exemplares corresponderalle ao concelleiro/a delegado/a da Área de Cultura, logo do informe da persoa responsable de coordinación do servizo da Biblioteca e co conforme da Xefatura do Servizo de Cultura e Bibliotecas.
Os materiais que a biblioteca reciba das doazóns e que considere que, logo de estaren na Biblioteca, non poidan formar parte da colección (deterioro, data de publicación errónea….) devolveranse á persoa ou institución que faga a doazón. Darase un prazo de 60 días para que o/a doador/a responda ao ofrecemento da retirada dos materiais. Despois desta data, a biblioteca posuirá a liberdade de dispoñer deses materiais de acordo aos procedementos para se desfacer dos materiais que non necesita a biblioteca.
Información xeral sobre a doazón
A Biblioteca Pública Municipal Xosé Neira Vilas do Concello de Vigo agradece as doazóns de material bibliográfico para formar parte da súa colección.
O obxectivo da aceptación das doazóns, tanto de particulares como de institucións ten como finalidade aumentar e enriquecer o seu patrimonio bibliográfico e documental.
As doazóns rexeranse polas seguintes indicacións:
- O/a doador/a garante que é súa a propiedade física da doazón e que se encontra libre de calquera impedimento.
- A Biblioteca Xosé Neira Vilas aceptará as doazóns de libros, revistas e outros materiais en calquera formato sempre e cando sexan de interese para a biblioteca.
- Os materias doados axustaranse ás condicións de doazón que establece a biblioteca (estado de conservación, vixencia, existencia no fondo, dimensión da colección, cobertura temática)
- A biblioteca reservarase o dereito de establecer os niveis de acceso e uso que estime oportuno nos materias doados. A doazón non leva consigo ningún tipo de contraprestación.